Handeln ist lauter als Worte: Warum Projekte nur durch Taten zum Erfolg führen

Ulrich Miller-Aichholz
9. Nov.
8 Min. Lesezeit

Wie oft haben Sie schon brillante Ideen in Meetings gehört, die nie umgesetzt wurden?

Studien zeigen: In deutschen Unternehmen werden 67% aller diskutierten Projektideen niemals realisiert. Sie versanden in Diskussionsrunden, verlieren sich in endlosen Planungen oder scheitern an fehlender Umsetzung.

Handeln ist lauter als Worte.

Der Unterschied zwischen erfolgreichen und erfolglosen Teams liegt nicht in besseren Ideen – sondern im Mut, diese Ideen in die Tat umzusetzen. In diesem Artikel erfährst du, wie du vom Reden ins Handeln kommst und Projekte nicht nur startest, sondern auch erfolgreich abschließt.

Die unbequeme Wahrheit: Planung allein bringt nichts

Natürlich ist Planung wichtig. Du musst wissen, wohin die Reise geht, welche Ressourcen du brauchst, welche Risiken lauern. Aber hier ist der entscheidende Punkt:

Ich kann ein Projekt nur abschließen, wenn ich es tatsächlich mache.

Das klingt banal? Dann schau dir an, wie viele Projekte in der Planungsphase steckenbleiben. Wie viele perfekte Konzepte in Schubladen verstauben. Wie viele Teams monatelang planen – und nie starten.

Die Wahrheit ist unbequem: Planung fühlt sich produktiv an. Sie gibt uns das Gefühl, etwas zu tun, ohne das Risiko des Scheiterns einzugehen. Aber am Ende zählt nur eines:

Hast du das Projekt abgeschlossen oder nicht?

Die 6 Projektphasen: Dein Fahrplan vom Reden zum Handeln

Projekte scheitern nicht, weil die Idee schlecht war. Sie scheitern, weil Teams die unterschiedlichen Projektphasen nicht einhalten. Ja, du musst einfach unterschiedliche Projektphasen einhalten, um erfolgreich sein zu können. Hier ist dein Fahrplan:

Phase A: Initiierungsphase – Der offizielle Startschuss

In dieser Phase wird das Projekt offiziell gestartet. Das klingt einfach, aber hier passiert etwas Entscheidendes: Du machst aus einer Idee ein echtes Projekt.

Was konkret passiert:

Die Projektziele werden definiert – nicht vage, sondern messbar
Die gesamte Projektorganisation wird festgelegt – wer macht was?
Bestimmte Aufgaben und Ressourcen werden zugewiesen – keine Luftschlösser

Der kritische Moment: Viele Teams überspringen diese Phase. Sie starten "irgendwie" mit der Arbeit, ohne klare Ziele, ohne feste Organisation. Das Ergebnis? Chaos, Missverständnisse, Frustration.

Deine Aufgabe: Mach den Start offiziell. Ein Kick-off-Meeting, eine schriftliche Projektcharta, ein klares "Ja, wir machen das jetzt" – das ist der Unterschied zwischen Gerede und Handeln.

Phase B: Planungsphase – Der detaillierte Projektplan

Das ist der Zeitpunkt, wo ein detaillierter Projektplan zu erstellen ist, der die Aufgaben, Zeitpläne, Ressourcen und Budgets beinhaltet. Außerdem werden Risiken analysiert und identifiziert und Maßnahmen zur Minimierung dieser Risiken geplant.

Die Balance finden: Hier lauert die größte Gefahr. Teams planen zu lange, zu detailliert, zu perfektionistisch. Sie wollen jeden möglichen Fehler ausschließen, bevor sie starten. Das Ergebnis? Sie starten nie.

Die 80/20-Regel: Dein Plan muss nicht perfekt sein. Er muss gut genug sein, um zu starten. 80% Planung reichen aus, um 100% der Arbeit zu beginnen. Die restlichen 20% lernst du während der Durchführung.

Was du wirklich brauchst:

Eine Liste der Hauptaufgaben (nicht jedes Detail)
Einen realistischen Zeitplan (mit Puffer für Unvorhergesehenes)
Klare Ressourcenzuteilung (wer, was, wann)
Die Top 3-5 Risiken (nicht alle 50 theoretischen Gefahren)

Phase C: Durchführungsphase – Jetzt wird gehandelt

In dieser Phase werden alle geplanten Aufgaben und Unteraufgaben und Aktivitäten umgesetzt. Das Projektteam arbeitet an der Erreichung der detailliert festgelegten Ziele, ist immer wieder dabei, kleine Adaptionen vorzunehmen und stellt sicher, dass alle Arbeiten im Einklang mit dem Projektplan durchgeführt werden können.

Hier zeigt sich, wer wirklich handelt. Die Durchführungsphase ist der Moment der Wahrheit. Alle schönen Pläne, alle klugen Analysen – jetzt müssen sie in Taten umgesetzt werden.

Der entscheidende Faktor: Anpassungsfähigkeit

Beachte den wichtigen Teil: "immer wieder dabei, kleine Adaptionen vorzunehmen". Kein Plan überlebt den ersten Kontakt mit der Realität unverändert. Erfolgreiche Teams sind nicht die, die stur am ursprünglichen Plan festhalten – sondern die, die flexibel reagieren und trotzdem weitermachen.

Praktische Umsetzung:

Tägliche Stand-ups (15 Minuten): Was wurde gestern gemacht? Was steht heute an? Gibt es Blockaden?
Wöchentliche Meilenstein-Checks: Liegen wir im Plan? Wo müssen wir adaptieren?
Keine Angst vor Änderungen: Wenn ein Weg nicht funktioniert, nimm einen anderen – aber bleib in Bewegung

Phase D: Überwachungs- und Steuerungsphase – Parallel zur Durchführung

Diese Phase läuft genau parallel zur Durchführungsphase und überwacht eigentlich die einzelnen Projektfortschritte. Sie überwachen auch die Kontrolle der Projektschritte und das Eingreifen oder Ergreifen von Korrekturmaßnahmen bei Abweichungen vom Plan, natürlich auch bestimmte Adaptierungen, wenn Umstände eingetreten sind, die eine Planänderung notwendig machen.

Der Unterschied zwischen Kontrolle und Mikromanagement:

Überwachung bedeutet nicht, jedem über die Schulter zu schauen. Es bedeutet, den Überblick zu behalten und rechtzeitig zu reagieren, wenn etwas vom Kurs abweicht.

Dein Kontroll-System sollte drei Fragen beantworten:

Sind wir noch im Zeitplan?
Bewegen wir uns im Budget?
Erreichen wir die definierten Ziele?

Wenn die Antwort auf eine dieser Fragen "Nein" ist, brauchst du keine Panik – du brauchst Korrekturmaßnahmen. Sofort. Nicht nächste Woche, nicht nach dem nächsten Meeting. Jetzt.

Wichtig: Diese Phase läuft parallel, nicht nachträglich. Warte nicht bis zum Ende des Projekts, um festzustellen, dass du vom Kurs abgekommen bist. Das ist zu spät.

Phase E: Abschlussphase – Der offizielle Abschluss

Das ist der offizielle Abschluss des Projektes. Es werden alle Berichte erstellt und an den Auftraggeber übergeben, die Projektergebnisse werden dokumentiert und bestimmte Ressourcen freigegeben. Das ist genau die Zeit, wo eine abschließende Bewertung des Projektes mit den einzelnen Stakeholdern durchgeführt wird, um daraus bestimmte Lehren für zukünftige Projekte ziehen zu können.

Der oft vernachlässigte Schritt: Viele Teams hetzen vom einen Projekt zum nächsten, ohne das vorherige wirklich abzuschließen. Das Ergebnis? Keine Dokumentation, keine Lessons Learned, keine Übergabe – nur Chaos für die Zukunft.

Was einen sauberen Abschluss ausmacht:

Vollständige Dokumentation: Was haben wir gemacht? Was hat funktioniert? Was nicht?
Stakeholder-Übergabe: Formelle Abnahme durch den Auftraggeber – "Ja, das Projekt ist abgeschlossen"
Ressourcen-Freigabe: Team-Mitglieder können zu neuen Projekten wechseln, Budget wird abgeschlossen
Lessons Learned Workshop: Was nehmen wir mit für das nächste Projekt?

Der Lessons Learned Workshop ist Gold wert: Nimm dir 2-3 Stunden Zeit mit dem Team. Stellt drei einfache Fragen:

Was lief gut? (Das machen wir beim nächsten Mal wieder)
Was lief schlecht? (Das vermeiden wir)
Was würden wir anders machen? (Konkrete Verbesserungen)

Dokumentiere die Antworten. Sie sind wertvoller als jedes theoretische Projektmanagement-Handbuch.

Phase F: Abschlussfeier – Der unterschätzte Erfolgsfaktor

Ein sehr wichtiger Punkt, der oftmals vergessen wird. Das Projektteam hat aufopferungsvoll und mit aller Energie an der Erfüllung des Plans gearbeitet, und jetzt ist es auch einmal an der Zeit, jedem Einzelnen, der zum Erfolg des Projekts beigetragen hat, auch einmal Dank zu sagen – und genau dafür ist eine Abschlussfeier der richtige Ort.

Warum Feiern nicht optional ist:

Projekte kosten Energie. Sie fordern Überstunden, Nerven, Kompromisse. Menschen geben ihr Bestes – oft mehr, als im Arbeitsvertrag steht. Wenn du das nicht würdigst, verlierst du sie für das nächste Projekt.

Es muss nicht teuer sein, aber es muss ehrlich sein:

Ein gemeinsames Essen nach Projektabschluss
Eine kleine Ansprache, in der du konkrete Leistungen würdigst (keine Allgemeinplätze!)
Zeit, um gemeinsam auf das Erreichte zurückzublicken
Raum für informellen Austausch – nicht nur über die Arbeit

Der psychologische Effekt: Eine Abschlussfeier schafft einen klaren Cut. Das Projekt ist vorbei, wir haben es geschafft, wir können stolz sein. Ohne diesen Abschluss bleibt ein diffuses Gefühl von "irgendwie fertig, aber irgendwie auch nicht".

Die goldene Regel der Anerkennung

Lob gehört immer in der Öffentlichkeit ausgesprochen und Tadel hinter verschlossenen Türen.

Diese Regel ist so einfach – und wird so oft gebrochen. Wie oft hast du erlebt, dass jemand vor dem ganzen Team kritisiert wurde? Wie demotivierend war das?

Warum öffentliches Lob wirkt:

Es verstärkt positives Verhalten (andere wollen auch gelobt werden)
Es zeigt Wertschätzung vor Kolleginnen und Kollegen
Es macht den Erfolg sichtbar für alle
Es motiviert das gesamte Team, nicht nur den Gelobten

Warum privater Tadel notwendig ist:

Er schützt die Würde der Person
Er ermöglicht ein echtes Gespräch ohne Publikumsdruck
Er verhindert, dass sich die Person in Abwehrhaltung begibt
Er zeigt Respekt

In der Praxis:

Wenn ein Teammitglied hervorragende Arbeit geleistet hat – sag es im Team-Meeting, in der Projekt-Abschlusspräsentation, in der E-Mail an die Stakeholder. Sei konkret: "Maria hat mit ihrer Lösung für Problem X drei Wochen Zeit gespart."

Wenn jemand einen Fehler gemacht hat – vereinbare ein Vier-Augen-Gespräch. Sei klar, aber respektvoll. Fokussiere auf die Lösung, nicht auf die Schuld.

Von der Theorie zur Praxis: Deine Checkliste

Du willst vom Reden ins Handeln kommen? Hier ist deine praktische Checkliste:

Vor dem Projektstart:

✓ Habe ich klare, messbare Ziele definiert?

✓ Ist die Projektorganisation festgelegt? (Wer macht was?)

✓ Gibt es einen offiziellen Starttermin?

✓ Habe ich einen Plan erstellt (der gut genug ist, um zu starten)?

✓ Kenne ich die Top 3-5 Risiken?

Während des Projekts:

✓ Finden regelmäßige Stand-ups statt? (täglich oder wöchentlich)

✓ Überwache ich Zeitplan, Budget und Ziele parallel zur Durchführung?

✓ Reagiere ich schnell auf Abweichungen vom Plan?

✓ Erlaube ich Adaptionen, wenn sich Umstände ändern?

✓ Halte ich das Team informiert über den Status?

Nach dem Projekt:

✓ Wurde das Projekt offiziell abgeschlossen?

✓ Sind alle Berichte erstellt und übergeben?

✓ Wurde ein Lessons Learned Workshop durchgeführt?

✓ Sind die Erkenntnisse dokumentiert?

✓ Haben wir den Erfolg gefeiert?

✓ Habe ich jedem Einzelnen gedankt?

Der Unterschied zwischen Reden und Handeln

Am Ende kommt es auf eine einzige Frage an: Hast du das Projekt abgeschlossen – oder nur darüber geredet?

Ideen sind nichts wert ohne Umsetzung. Pläne sind Papier ohne Durchführung. Gute Absichten sind Luft ohne Aktion.

Handeln ist lauter als Worte.

Das bedeutet nicht, dass du planlos losrennen sollst. Es bedeutet, dass du die Balance finden musst zwischen Vorbereitung und Ausführung. Zwischen Theorie und Praxis. Zwischen Reden und Tun.

Die sechs Projektphasen geben dir den Rahmen. Sie zeigen dir, wann du planen musst – und wann du handeln musst. Aber am wichtigsten: Sie zeigen dir, dass beides zusammengehört.

Ein Projekt ohne Plan ist Chaos. Ein Plan ohne Projekt ist Fantasie. Erfolgreiche Projekte entstehen, wenn du vom Reden ins Handeln kommst – und dranblebst, bis das Projekt abgeschlossen ist.

FAQ: Häufige Fragen zu Projektumsetzung

Was, wenn ich nicht genug Zeit für eine ausführliche Planung habe?

Dann plane weniger ausführlich, aber starte trotzdem. Ein 80%-Plan, der umgesetzt wird, ist besser als ein 100%-Plan, der in der Schublade bleibt. Nutze die Durchführungsphase, um zu lernen und anzupassen.

Wie gehe ich mit Teammitgliedern um, die nur reden, aber nicht handeln?

Konfrontiere das Verhalten direkt (hinter verschlossenen Türen). Mach klar: Wir brauchen Taten, keine Worte. Weise konkrete Aufgaben mit Deadlines zu. Wenn sich nichts ändert, ziehe Konsequenzen.

Muss ich wirklich alle sechs Phasen durchlaufen, auch bei kleinen Projekten?

Ja, aber der Aufwand skaliert mit der Projektgröße. Bei einem kleinen Projekt kann die Initiierung 10 Minuten dauern, die Planung eine Stunde, die Abschlussfeier ein kurzer Kaffee. Bei Großprojekten Wochen. Aber die Struktur bleibt gleich.

Was ist der größte Fehler, den Teams bei der Projektumsetzung machen?

Sie starten nie. Sie planen zu lange, diskutieren zu viel, warten auf den perfekten Moment. Der perfekte Moment kommt nie. Start jetzt – mit dem, was du hast.

Wie halte ich die Balance zwischen Überwachung und Mikromanagement?

Fokussiere auf Ergebnisse, nicht auf Aktivitäten. Frage nicht "Hast du heute 8 Stunden gearbeitet?", sondern "Haben wir den Meilenstein erreicht?". Vertraue deinem Team, aber behalte den Überblick.

Dein nächster Schritt: Vom Lesen zum Handeln

Dieser Artikel ist nur wertvoll, wenn du etwas damit machst. Wenn du vom Lesen ins Handeln kommst.

Deine Challenge für diese Woche:

✓ Identifiziere ein Projekt, das du schon lange "irgendwann mal" starten wolltest

✓ Definiere das Ziel in einem Satz

✓ Erstelle einen einfachen Plan (maximal eine Seite)

✓ Setze einen offiziellen Starttermin (diese Woche!)

✓ Weise die ersten drei Aufgaben zu (auch wenn es nur du selbst bist)

Für Führungskräfte:

✓ Identifiziere ein stagnierendes Projekt in deinem Team

✓ Sprich mit dem Team: Was hindert euch am Handeln?

✓ Entferne ein Hindernis – heute

✓ Setze einen neuen Termin für die nächste konkrete Aktion

Vergiss nicht: Handeln ist lauter als Worte.

Was du heute tust, zählt mehr als was du morgen planst.

Welches Projekt hast du zu lange aufgeschoben? Was hindert dich daran, heute zu starten? Teile deine Gedanken in den Kommentaren – manchmal hilft es, Ziele öffentlich auszusprechen.